Mengurus dan Mengendalikan Surat

Yang dimaksud dengan mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan mengelola surat masuk dan keluar yang meliputi kegiatan menerima, mencatat, mengarahkan, mendistribusikan, memproses lebih lanjut, dan menyimpan surat sesuai prosedur yang berlaku.
Tujuan mengurus dan mengendalikan surat adalah agara surat dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada pengolah.

Berdasarkan urgensi penyelesaiannya, surat dapat dibagi menjadi :
1. Surat penting
yaitu surat yang isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau hilang dapat menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan, kelembagaan, kepegawaian, keuangan, dan kebendaan.

2. Surat biasa/rutin
yaitu surat yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan bila surat tersebut hilang, informasinya dapat diperoleh dari sumber lain.

3. Surat rahasia
yaitu surat yang menurut isi maupun sufatnya memerlukan perlindungan, karena jika isi surat diketahui orang lain, maka akan menimbulkan kerugian dan menyulitkan pelaksanaan tindak lanjut berikutnya.

Mengurus dan mengendalikan surat masuk dapat dilakukan dengan :
1. Buku agenda
2. Kartu kendali

Perbandingan penggunaan  buku agenda dan kartu kendali :
* Buku agenda :
   1. agak sulit untuk di file
   2. sarana penemuan kembali, nomor/kode surat agak sulit untuk di ingat
   3. pengaturan arsip dengan peralatan agak sulit untuk diterapkan
   4. kurang fleksibel

* Kartu kendali :
   1. dapat di file
   2. indeks atau petunjuk mudah di ingat
   3. karena persyaratannya baik, vertikal file dapat terwujud dan dapat disesuaikan
   4. fleksibel