Mengurus dan Mengendalikan Surat

Yang dimaksud dengan mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan mengelola surat masuk dan keluar yang meliputi kegiatan menerima, mencatat, mengarahkan, mendistribusikan, memproses lebih lanjut, dan menyimpan surat sesuai prosedur yang berlaku.
Tujuan mengurus dan mengendalikan surat adalah agara surat dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada pengolah.

Berdasarkan urgensi penyelesaiannya, surat dapat dibagi menjadi :
1. Surat penting
yaitu surat yang isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau hilang dapat menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan, kelembagaan, kepegawaian, keuangan, dan kebendaan.

2. Surat biasa/rutin
yaitu surat yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan bila surat tersebut hilang, informasinya dapat diperoleh dari sumber lain.

3. Surat rahasia
yaitu surat yang menurut isi maupun sufatnya memerlukan perlindungan, karena jika isi surat diketahui orang lain, maka akan menimbulkan kerugian dan menyulitkan pelaksanaan tindak lanjut berikutnya.

Mengurus dan mengendalikan surat masuk dapat dilakukan dengan :
1. Buku agenda
2. Kartu kendali

Perbandingan penggunaan  buku agenda dan kartu kendali :
* Buku agenda :
   1. agak sulit untuk di file
   2. sarana penemuan kembali, nomor/kode surat agak sulit untuk di ingat
   3. pengaturan arsip dengan peralatan agak sulit untuk diterapkan
   4. kurang fleksibel

* Kartu kendali :
   1. dapat di file
   2. indeks atau petunjuk mudah di ingat
   3. karena persyaratannya baik, vertikal file dapat terwujud dan dapat disesuaikan
   4. fleksibel

JENIS JABATAN SEKRETARIS

Pada kenyataannya, calon sekretaris atau sekretaris memiliki dasar pendidikan serta pengalaman yang tidak sama. Walaupun demikian, salah satu syarat penting yang harus diketahui adalah bahwa sekretaris harus dapat memahami kedudukannya dalam suatu organisasi.
Pada dasarnya jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari tiga aspek, yaitu :
1. Luas lingkup tanggung jawab
2. Kemampuan dan pengalaman bekerja
3. Spesialisas/bidang khusus dalam pekerjaan


1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab
     a. Sekretaris Organisasi
          yaitu seseorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah. Wewenang sekretaris organisasi lebih luas daripada wewenang sekretaris pimpinan.
Contoh : Sekretaris Jenderal di Departemen, Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah, Sekretaris Perusahaan.
     b. Sekretaris Pribadi
         yaitu seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi.
Contoh : Sekretaris pribadi seorang bintang film, Sekretaris pribadi seorang profesor.


2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman bekerja
    a. Sekretaris Junior
        yaitu sekretaris yang baru bekerja atau baru memulai kariernya sebagai sekretaris.
    b. Sekretaris Senior
        yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri atau tanpa harus selalu dibimbing dan mempunyai cukup pengalaman bekerja.

3. Berdasarkan spesialisasi/bidang khusus dalam pekerjaan
    Seseorang yang di samping memiliki keterampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris, kadang-kadang juga memiliki pengetahuan khusus.
Contohnya : bidang hukum, bidang kedokteran dan bidang akuntansi.
Berdasarkan contoh tersebut, maka akan ada jabatan :
  - Sekretaris bidang hukum
  - Sekretaris bidang kedokteran
  - Sekretaris bidang akuntansi

Syarat-syarat Profesional

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll

Tugas Sekretaris

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

• Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

• Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

• Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

• Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

• Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

• Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

• Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Fungsi Sekretaris

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

• Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
• Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
• Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

• Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

• Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

• Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

• Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

• Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

• Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

• Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

Tips Menjadi Sekretaris yang Baik

Sekretaris merupakan sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.

Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar yang menekuni profesi ini adalah wanita.

Pada masa sekarang diharapkan sekretaris memahami bahwa setiap aspek jabatan mempunyai beban tertentu seperti waktu, penyelesaian tugas dengan baik, menerapkan metoda atau prosedur tertentu dan mempengaruhi orang lain.

Setiap tugas yang diselesaikan dengan baik akan menghasilkan kepuasan dan menghilangkan beban yang dibawa tugas tersebut. Tugas-tugas yang tidak terselesaikan secara tuntas akan mengakibatkan adanya rasa tidak puas yang pada akhirnya menimbulkan stress.

Dalam kegiatan sehari-hari seseorang terlibat dalam pekerjaannya dan berbagai macam persoalan timbul. Persoalan tersebut berkaitan dengan lingkungan kerja. Sebagai seorang sekretaris, harus mampu menciptakan suasana lingkungan kerja yang baik agar dapat bekerja secara professional.

Berikut beberapa saran yang bisa Anda lakukan :

1. Menampilkan Citra Perusahaan.

Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena posisi ini adalah tangan kanan atasan, maka harus mampu menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab

Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada atasa, tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor. Ia harus memiliki hubungan interpersonal yang baik, yang mampu mendorong semangat kerja.

3. Mempelajari dimanika organisasi, memahami wewenang atau tanggung jawab dengan baik.

Jangan sampai kurang jelas memahami instruksi, yang menjadikan salahtafsir. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif sebagai cara baru untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan.

4. Pandai Menjaga Rahasia

Sebagai tangan kanan Atasan dan selalu mendapat kepercayaan dari atasan, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang atasan.

5. Memahami Accounting dan Pembukuan

Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai, agar bisa melakukan pembukuan kantor dengan baik.

6. Menguasai Teknoiogi

Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi juga harus up date terhadap kemajuan teknologi, misalnya teknologi informasi.

7. Mempelajari Karakter Atasan

Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8. Menguasai Bahasa Asing

Ketrampilan ini bisa menjadi nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya, ia akan sering diminta atasan untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

9. Mempunyai Etika yang Baik.

Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

10. Menjaga kondisi baik fisik maupun psikis.

Dengan makan bergizi baik maupun kebiasaan berdisiplin untuk bekerja maupun banyak bersantai berguna dalam menghadapi stress. Cara kita bereaksi terhadap stress juga perlu diperhitungkan.

11.Pandai Berbicara di Depan Publik

Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itu, ia harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.

PRAKTIK MENGATUR JADWAL PIMPINAN

Tujuan umum : Para calon sekretaris memahami dan mengatur jadwal pimpinan secara profesional.
Tujuan khusus : Setelah mengkaji materi inii, kita dapat : (1) menjelaskan pentingnya pimpina dibuatkan jadwal kegiatan, (2) mempersiapkan jadwal kegiatan pimpinan.

Jadwal kegiatan pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya di luar rutinitas kantor. Jadwal kegiatan harus diperhitungkan secermat mungkin mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu sekretaris harus mampu mengatur jadwal kegiatan menggunakan skala prioritas, yaitu berdasarkan urutan surat masuk dan berdasarkan tingkat kepentingannya.
Agar tertib buatlah jadwal kegiatan disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, dan bulanan.

Kegiatan Sekretaris dalam Menyusun Agenda atau Jadwal Acara

   1. Menerima dan menghimpun surat / informasi yang berkaitan dengan acara pimpinan
   2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, dan bulanan
   3. Memberi jadwal secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal pimpinan
   4. Mengingatkan pimpinan dalam setiap kegiatan
   5. Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara

Sekretaris

Peran sekretaris dalam organisasi adalah melaksanakan fungsi atasan dalam kegiatan atau aktivitas organisasi khususnya dalam kegiatan kantor agar atasan bisa fokus pada kegiatan manajerial dengan baik.
- Peran umum sekretaris:
1.pembantu pimpinan
2. Pusat informasi
3. Pemberi saran atau ide bila diperlukan
4. Mengembangkan daya cipta pimpinan
5. Sebagai penyelia

-Tugas sekretaris:
1. Tugas rutin
2. Tugas khusus
3. Tugas kreatif
4. Tugas perantara